Vorstand gesucht – Was tun, wenn’s keiner machen will?

Über klare Aufgabenverteilung und Arbeitserleichterung

Besonders gefragt sind frei werdende Vorstandsposten in Vereinen nicht. Dass sich mehrere Personen für einen Posten zur Verfügung stellen, ist höchst selten. Eine Lösung für dieses Problem könnte in der Arbeitsteilung des jeweiligen Aufgabenbereiches liegen!

Das Jahr hat seit geraumer Zeit begonnen und in all meinen Chören sind die Generalversammlungen durch. Heute geht es mir nicht um musikalische Details dieser Veranstaltungen. Mich beschäftigt vielmehr ein immer häufiger anzutreffendes „vereinstechnisches“ Problem: Die Vorstandswahlen.

Unkompliziert: Wiederwahl und Freiwillige

Nun lief dieser Tagesordnungspunkt in diesem Jahr in meinen Chören sehr unterschiedlich ab. In einem Chor wird der Vorstand in jedem Jahr neu (wieder-)gewählt – und zwar „en bloc“. Ich kann mich kaum daran erinnern, dass hier das letzte Mal jemand ausgeschieden ist. In einem anderen Chor standen 1. Vorsitz und Schriftführer zur Wahl – Wiederwahl möglich und auch geschehen. In wieder einem anderen Chor gibt es keinen Vorstand im eigentlichen Sinne. Einige Sänger und Sängerinnen „kümmern“ sich halt mehr. Es hat sich irgendwann herauskristallisiert, wer sich um was kümmert. Natürlich ist die Kasse in festen Händen, der Rest ist jedoch eher flexibel. In noch einem Chor standen zwei Posten zur Wahl, die Kandidaten aber nicht erneut zur Verfügung. Sie hatten aber im Vorfeld „Freiwillige“ gefunden und somit war die Wahl Formsache.

Kompliziert: Kein Nachfolger für die/den 1. Vorsitzende/n

Nur in einem Chor gab es in diesem Jahr Schwierigkeiten. Schon bei der letztjährigen Versammlung hatte die Vorsitzende ihr Amt (außerplanmäßig) zur Verfügung stellen wollen. Mit Mühe und Not konnte sie überredet werden, mit Unterstützung des restlichen Vorstandes das letzte Jahr ihrer regulären Amtszeit „durchzuziehen“: „OK, aber im nächsten Jahr wird dann regulär neu gewählt!“ – Ich erinnere mich an ihre Worte, als seien sie eine Drohung gewesen.

Vorstandswahlen Ablehnung
Nein, ich möchte kein Amt!

Anscheinend hatten alle im Chor geglaubt, damit sei die Kuh vom Eis. Von wegen! Auf der diesjährigen Generalversammlung wurde der Punkt Wahlen aufgerufen und unsere Vorsitzende machte doch tatsächlich Ernst und lehnte jede erneute Kandidatur ab. Wie konnte sie bloß? Dann Fragen nach dem Motto: „Hast du denn einen Nachfolger?“ Auch den konnte sie nicht präsentieren. Sie hatte zwar mehrere Personen angesprochen, aber niemanden finden können. Auch die üblichen „Vorschläge“ aus der Versammlung liefen spätestens bei der „Würdest-du-die-Wahl-annehmen-Frage“ ins Leere.

Ich ließ das Spiel einige Minuten laufen:
„Ich schlage Bernd vor“„Bist du bekloppt?“„Claudia könnte das doch machen!“„Ich kann sowas nicht.“„Olaf, du machst das doch auch im Sportverein!“ – „Sorry, ich hab im Moment bei der Arbeit zu viel zu tun … – Wie gesagt, das lief einige Zeit.

Dann wurde es mir doch zu viel und weil nach der Versammlung noch ein gemeinsames Essen auf uns wartete, wollte ich auch gerne in der vorgesehenen Zeit fertig werden.

Postenverteilung auf andere Art

Wir gingen also einen für unseren Chor völlig neuen Weg und zerteilten das Amt in verschiedene Aufgaben:

  • Jemand, der als Ansprechpartner fungiert, z.B. für andere Vereine oder wenn jemand den Chor buchen möchte. Dessen Adresse und Telefonnummer wird veröffentlicht. (Außenverhältnis)
  • Jemand, der im Chor die Fäden zusammenhält. Eine Chorprobe muss ausfallen, die Telefonkette gestartet werden, Person zwei kümmert sich. Sänger wollen sich abmelden: Diese Telefonnummer ist im Chor bekannt. Wenn „Freiwillige“ gefunden werden müssen, um z.B. eine Veranstaltung eines anderen Vereins zu besuchen – sein Job. (Innenverhältnis)
  • Zuletzt war also „nur noch“ die Repräsentationsaufgabe zu vergeben. Hier dauerte es am längsten, eine Lösung zu finden. Zum Glück konnte sich unsere ehemalige Vorsitzende dafür „begeistern“ – allerdings nur, wenn es auch einen Stellvertreter gibt. Und wenn sie die Blumen, die sie überreichen soll, nicht auch noch selbst besorgen muss. (Dafür fand sich sehr schnell jemand.) Und wenn die Daten des Sängers für die „Laudatio“ zum Geburtstag im Vorfeld schon rausgesucht und aufbereitet sind. (Das macht der Schriftführer jetzt. Ich hatte das zwar sowieso für seine Aufgabe gehalten, aber jetzt macht er das auch offiziell.)

Wir haben das Amt jetzt quasi in „Geschäftsführung“ und „Repräsentation“ aufgeteilt. Ob das jetzt offiziell in 1.und 2. Vorsitzender oder Leitungsteam oder wie auch immer aufgeteilt ist, war für uns egal, da wir kein e.V. sind. Da läge das Ganze anders!!

Aufgabenverteilung des 1. Vorsitzenden
Aufgabenverteilung des 1. Vorsitzenden

Wie also Umgehen mit der Tatsache, dass sich immer schwerer Menschen für das Ehrenamt begeistern lassen?

Ich denke die „Verkleinerungslösung“ kann hier dienlich sein.
Blumen für Geburtstage besorgen oder das Weinpräsent für die „Dankeschöns“ im Konzert ist kein Hexenwerk. Und kommt ja auch gar nicht so oft vor.
Aber das muss auch nicht der/die Vorsitzende machen.

Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass es erleichternd ist, wenn man das Geschenk nur überreichen, nicht aber besorgen muss. Kleinkram – aber es gibt eben Einiges, das man „outsourcen“ kann.

  • Bestimmen Sie jemanden, der regelmäßig Fotos macht. Handybilder reichen meistens, aber einer muss dran denken. Der oft schon vorhandene Festausschuss.
  • Jemand, der sich um die Facebookseite kümmert.
  • Ein Ansprechpartner für neue Sänger.
  • Dann muss jemand die Anwesenheitsliste führen. Oder an Geburtstagsständchen erinnern.
  • Notenwart ist auch noch so ein Thema.

Wenn jeder ein bisschen macht, bekommt kein Vorsitzender Burn Out.

Vorstandswahlen Vorsitzende Stress
Arbeitsteilung sorgt für weniger Stress

Eines ist nur wichtig: Verschiedene Dinge müssen klar definiert sein, wie z.B. die Aufgaben. Beantworten Sie Ihren Helfern die Frage: „Was genau ist meine Aufgabe?“.

Konkrete Aufgabenverteilung sorgt für bessere Ergebnisse

Also zum Beispiel:

Der Fotobeauftragte sorgt dafür, dass bei allen Gelegenheiten, bei denen der Chor singt, Fotos entstehen, ebenso bei geselligen Veranstaltungen. Diese Bilder sollen für interne Zwecke, aber auch für die Öffentlichkeitsarbeit (z.B. eine Chronik) genutzt werden können, ausgewählte Bilder auch auf der Facebook-Seite erscheinen.
Die Bilder werden dem Schriftführer regelmäßig digital zur Verfügung gestellt, der für die Verwahrung verantwortlich ist. Sollte der Fotobeauftragte verhindert sein, ist es seine Aufgabe, für eine Vertretung zu sorgen.

Damit sollte alles gesagt und keine Frage mehr offen sein. Genauso muss klar geregelt sein, dass der Vorstand die Entscheidungen trifft, z.B. welche Bilder in diesem Fall nicht veröffentlicht werden sollen oder die Höhe der Ausgaben für Blumensträuße oder so etwas.

Der „eigentliche“ Vorstand hält die Fäden in der Hand, alle anderen können sich aber an der vielen Arbeit beteiligen.
Haben Sie ähnliche Schwierigkeiten oder Erfahrungen mit „Outsourcing“ gemacht? Oder ist Outsourcing möglicherweise auch für Ihren Chor eine Lösung? Lassen Sie die anderen Leser gerne in den Kommentaren teilhaben.

Seit frühester Kindheit singt Christoph Tiemann (30) im Chor. Seit seinem 16. Lebensjahr ist er selbst Leiter diverser Chöre „auf dem Land“ in seiner Heimatregion – Kinder-, Jugend-, Gospel-, Kirchen-, Männer-, Frauen- und gemischte Chöre hat er geleitet bzw. tut es heute noch. Er ist Organist und begleitet Chöre auf dem Klavier. Außerdem bietet er Chor-Workshops im Bereich Popularmusik, Technikkurse für Chöre und deren Leiter sowie Fortbildungen zu Themen aus dem Chor-Management an. „Musik ist Passion. Nur wenn ich selbst von etwas überzeugt bin, kann ich es auch verkörpern“ – so seine Devise.

Chornoten Arrangement-Verlag

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