Um die eigene Veranstaltung bekannt zu machen, ist die althergebrachte Zeitung neben den neuen sozialen Medien nach wie vor ein bewährtes Mittel. Ein Problem der Zeitungsredaktionen ist es aber, aus der Masse an Mitteilungen die wirklich Wichtigen auszuwählen. Wie Sie für Ihren Chor die Chance erhöhen, ausgewählt und nicht aussortiert zu werden, zeigt dieser Artikel.
1. Einen Presseverteiler aufbauen
Bevor die Ankündigung des Chorkonzerts an die lokale Presse geht, also Öffentlichkeitsarbeit betrieben wird, lohnt es sich einen eigenen Presseverteiler aufzubauen. In ländlichen Gegenden ist der zuständige Redakteur der Lokalzeitung oft bekannt und kann in der Regel problemlos kontaktiert werden. Ist keine Kontaktperson bekannt, genügt schon ein Blick auf die Webseite der jeweiligen Zeitung. Im Menüpunkt Kontakt oder Redaktion findet sich schnell der passende Redakteur inklusive Durchwahl und E-Mail-Adresse.
Aber nicht nur die Tageszeitungen sind wichtig. Auch die Anzeigenblättchen, die am Wochenende gern den Briefkasten verstopfen, freuen sich über lokale Inhalte, mit denen der Innenteil gefüllt werden kann. Diese „Blättchen“ bieten häufig auch einen aktuellen Veranstaltungskalender. Achten Sie darauf, auch darin zu erscheinen: Die Publikationen sind froh über einen entsprechenden Hinweis. Viele Tageszeitungen
Bitte Online nicht vergessen
Vergessen Sie nicht die regionalen Onlineportale. Hier ist die Chance hoch, bei einem redaktionellen Artikel auch gleich ein entsprechendes Posting in sozialen Netzwerken mitgeliefert zu bekommen. Das sorgt gleich nochmal für mehr Reichweite.
Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten. Fragen Sie im Bekanntenkreis nach, welche lokalen Medien oder Webseiten weiterhin bekannt sind oder häufig genutzt oder gelesen werden.
Eine Möglichkeit für die Bekanntmachung und Nachberichterstattung eigener Veranstaltungen ist auch das Portal myheimat.de. Dort können Sie eigene Nachrichten zu Ihren Veranstaltungen einstellen. Achten Sie aber darauf keine reinen Werbetexte zu verwenden, sondern redaktionelle Beiträge zu verfassen.
2. Der Inhalt einer Pressemitteilung
Wenn Sie alle Informationen zu Ihrer Veranstaltung planlos in ein Word-Dokument eintragen und es kommentarlos per E-Mail an die Empfänger Ihres Presseverteilers senden, sind die Chancen ziemlich super, komplett ignoriert zu werden.
Erstellen Sie informatives Material, das von der Redaktion schnell erfasst und bewertet werden kann!
Für eine Pressemitteilung gilt das Gleiche wie bei einem Notruf.
Wichtig sind die vier W-Fragen:
- Wer?
- Was?
- Wann?
- Wo?
Werden diese vier Fragen kurz und bündig beantwortet, weiß nicht nur derjenige Bescheid, der am Notruftelefon schnell handeln muss, sondern der zuständige Redakteur bzw. die Redakteurin kann auch auf einen Blick bewerten, ob Ihre Mitteilung interessant ist und wandert nicht gleich in die berühmte Ablage P.
Auf den ersten Blick muss ersichtlich sein, von wem die Pressemitteilung kommt. Zunächst sollte also auf jeden Fall der Vereinsame ersichtlich sein. Auch Sie selbst als Ansprechpartner mit Kontaktmöglichkeiten sollten schnell erkennbar sein.
Was ist passiert oder wird passieren?
Das eine knackige Überschrift packend sein muss, hat nicht nur die Bild-Zeitung schon vor langer Zeit begriffen.
Versuchen Sie aus der Masse herauszustechen und keine Standardüberschrift zu wählen. Je mehr Sie das Interesse auf sich ziehen können, umso besser. Senden Sie Ihre Mitteilung per E-Mail, muss diese Überschrift in der Betreffzeile verwendet werden. Vermeiden Sie ungenaue und nichtssagende Betreffzeilen wie „Zur Kenntnis“ oder „Pressemitteilung“.
Wann und wo passiert das?
Das „Wann“ und das „Wo“ ist natürlich besonders wichtig. Fehlen die Angaben von Veranstaltungsort und/oder -zeit, müssen diese Informationen erst eingeholt werden. Oder der angeschriebene Redakteur oder die Redakteurin spart sich die Mühe und nutzt doch die Ablage P.
Achten Sie also beim Versenden Ihrer Pressemitteilung auf die Vollständigkeit Ihrer Angaben.
3. Pressemitteilung per E-Mail senden
E-Mail ist das Mittel der Wahl: schnell, unkompliziert und sowohl für den Empfänger wie auch den Sender leicht zu handhaben. Doch auch bei der E-Mail gibt es wichtige Dinge zu beachten.
Korrekter Absendername
Achten Sie auf den richtigen Absendernamen Ihrer E-Mail. Dieser ist (meist voreingestellt) komplett leer und zeigt so nur die E-Mail-Adresse an. Besser ist es, wenn in der E-Mail-Software des Empfängers Ihr Name oder der Ihres Chores erscheint.
So sieht der Empfänger auch noch Tage später, von wem die E-Mail kam, und kann den Inhalt auf einen Blick wieder zuordnen.
E-Mail-Signatur
Egal ob Sie offiziell von einer E-Mail-Adresse Ihres Chores versenden oder von Ihrem privaten Mailaccount: Nutzen Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur mit allen wichtigen Angaben zu Ihrer Person.
E-Mail-Anhänge nicht vergessen
Sie möchten gleich Fotos mitsenden? Anhänge an E-Mails vermitteln immer ein ungutes Gefühl. Stichwort Computerviren. Bieten Sie lieber in Ihrer ersten E-Mail an, weiteres Text- oder Bildmaterial zusenden zu können. Dann weiß der Empfänger bei Ihrer nächsten E-Mail direkt Bescheid und kann die Anhänge ohne Bedenken auf seinem Computer öffnen.
Als Alternative zum Anhang einer E-Mail können Sie auf der Webseite Ihres Chores auch einen Pressebereich einrichten und hier Bildmaterial, Texte und Logos zum Download und zur Verwendung freigeben.
Am Ende dieses Beitrags finden Sie eine E-Mail-Vorlage als Muster.
4. Nicht nur benachrichtigen, sondern auch einladen
Ein Vorankündigung Ihrer Veranstaltung in den Medien ist eine super Sache. Mindestens genauso schön ist eine Berichterstattung über eine gelungene Veranstaltung. Laden Sie also mit Hilfe Ihrer Pressemitteilung die Presse auch gleich zu Ihrer Veranstaltung ein.
Finden im Vorfeld bereits Proben für die Veranstaltung statt, ist auch hier die Presse ein gern gesehener Gast um auf die kommende Veranstaltung mehr Aufmerksamkeit zu lenken.
Pressemitteilung E-Mail-Vorlage
Betreff: 100 Jahre Gesangverein Musterstadt – ein Chor bleibt jung
Sehr geehrter Herr Redakteur,
unser Gesangverein Musterstadt feiert am 09. November sein 100-jähriges Bestehen. Das wird natürlich groß gefeiert – mit befreundeten Chören, anderen Vereinen aus Musterstadt und vielen, vielen Gästen.
Höhepunkt ist das Konzert am 05. Juni um 20 Uhr, an dem insgesamt 30 Chöre aus der Region ihr Können zeigen werden. Zu diesem musikalischem Ereignis möchten wir Ihre Redaktion herzlich einladen.
Unser Kinderchor probt bereits fleißig an einer Musical-Aufführung für diesen Tag. Wir freuen uns, wenn Sie Interesse haben, im Rahmen einer Vorberichterstattung einmal bei einer Probe vorbeizuschauen.
Bildmaterial, Texte, Plakate und Flyer finden Sie im Pressebereich unserer Webseite auf www.gesangverein-musterstadt.de/pressebereich.
Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung!
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Gesangverein Musterstadt
Max Mustermann (Pressewart)
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 0815-111 11 111
E-Mail: max.mustermann@gesangverein-musterstadt.de
Webseite: http://www.gesangverein-musterstadt.de
