Im Laufe eines Chorlebens sammelt sich doch einiges an Notenmaterial an. Nur selten werden ständig alle Noten benötigt, daher empfiehlt sich eine vernünftige Einlagerung und eine durchorganisierte Verwaltung.
Die richtige Lagerung von Noten
Egal ob Chor- oder Instrumentalnoten – gedruckt sind die Ausgaben immer auf Papier. Und Papier hat leider die Eigenschaft zu vergilben. Die häufig in der Papierherstellung eingesetzten „Weißmacher“ sind selten lichtecht und sonderlich farbstabil. Je holzhaltiger das Papier, desto schneller vergilbt es.
Was hilft gegen eine Vergilbung des Papiers?
Eine vernünftige Einlagerung der Noten ist schon mal die halbe Miete, um die wertvollen Stücke gegen eine Vergilbung zu schützen. Allerdings sei der Vollständigkeit halber erwähnt, dass sich eine Vergilbung des Papiers nur selten komplett vermeiden lässt. Dafür lässt sich aber die Geschwindigkeit des Prozesses beeinflussen.
Um das zu erreichen, sollten Noten möglichst kühl, dunkel und trocken aufbewahrt werden. Den größten Einfluss auf den Vergilbungsprozess hat Sauerstoff, aber nur wenigen Notenwarten wird wohl die Möglichkeit gegeben sein, die Noten in einem hochmodernen Raum mit vollständigem Vakuum lagern zu können.
Ist sicher, dass bestimmte Noten über eine längere Zeit nicht aktiv vom Chor benötigt werden, lässt sich dieser „Vakuum-Lagerplatz“ aber dennoch mit haushaltsüblichen Geräten herstellen.
Die Lösung ist ein Vakuumiergerät. Obwohl diese in erster Linie zum Einziehen von Lebensmitteln gedacht sind, lässt sich natürlich auch Papier problemlos einschweißen. Das erfordert etwas Geschick, ist aber eine ganz gute Lösung. Und in Kombination mit einem dunklen und trockenen Lagerplatz schon fast perfekt.
Vakuumiergeräte gibt es bereits ab 20,00 € zu kaufen, je nach Anzahl der einzulagernden Chorsätze empfiehlt sich ein hochwertigeres Gerät.
Ordnung im Notenarchiv
Vor der richtigen Einlagerung ist es hilfreich, sich Gedanken zum verwendeten Lagersystem zu machen. Ein paar Tipps gibt dazu schon dieser Artikel, wir wollen aber zum Computer wechseln und ein (einfaches) Lagersystem in Excel aufbauen.
Chornoten am richtigen Platz
Wie auch immer nun die Noten gelagert werden, zum schnellen Auffinden empfiehlt sich ein Lagersystem. Dafür bietet sich die Tabellenkalkulation Excel hervorragend an. Denn durch die integrierte Suchfunktion lässt sich innerhalb von Sekundenbruchteilen der richtige Lagerplatz finden.
Befinden sich Ihre Noten im Schrank mit Fächern, in einem Hängeregister oder in einem speziellen Archivkarton? Egal, denn wichtig ist eine eindeutige Beschriftung des Lagerplatzes. Diese Beschriftung kann eine Zahl, ein Buchstabe oder auch ein Symbol sein – es kommt nur darauf an, sie schnell wiederfinden zu können. Diese Art der Vorgehensweise erspart nämlich die Sortiererei, wenn die Noten in alphabetischer Reihenfolge eingelagert werden sollen. Was auf den ersten Blick als guter Rat erscheint, führt in der Praxis häufig zu Mehrarbeit. Denn heißt das Lied von Elton John „Circle Of Life“ oder „The Circle Of Life“? Diese Fehlerquelle lässt sich so von vornherein ausschließen.
Durch die eindeutige Beschriftung der Lagerplätze (zum Beispiel LP1, LP2 usw.) lassen sich auch problemlos mehrere Chorsätze an einem Lagerplatz lagern, ohne den Überblick zu verlieren.
Dazu genügt es in Excel eine ganz einfache Tabelle mit den folgenden Spalten zu erstellen:
- Titel (also der Name des Liedes)
- Lagerplatz
- Menge Singpartituren
- Menge Klavierpartituren
- Stand vom (Datumsangabe)
In der Spalte Titel wird, logisch, der Name des Chorsatzes eingegeben. Es folgt der Lagerplatz, die jeweilige Menge an Partituren und zum Schluss das Datum. Mit der Datumsangabe lässt sich einerseits leicht der Zeitpunkt der Einlagerung feststellen und direkt ablesen, wieviel Partituren vom aktuellen Chorsatz vorhanden sind, ohne diese zu suchen, auszupacken und durchzählen zu müssen.
Suche in der Notenverwaltung mit Excel
Suchen Sie einen bestimmten Chorsatz, ist es ein Leichtes, diesen zu finden. Ein Mausklick in eine Zelle der Tabelle und ein beherzter Griff zur Tastenkombination „STRG+F“ genügt, um die interne Suchfunktion zu aktiveren.
Bleiben wir einfach beim obigen Beispiel und geben nur „circle of life“ ein, wird unser Chorsatz auf jeden Fall gefunden, egal welche Schreibweise verwendet wird.
Damit lässt sich auch gezielt nach einem Lagerplatz suchen, um festzustellen, welche Noten dort eingelagert sind.
Excel ist mittlerweile auch für Tablets und Smartphones erhältlich. Durch eine zentralisierte Speicherung auf einem Online-Speicherplatz lässt sich die Liste mit der Notenverwaltung auch von unterwegs ganz einfach bearbeiten und einsehen.
Natürlich funktioniert das auch mit jeder anderen Software zur Tabellenkalkulation. Wer kein Excel besitzt, kann auch auf kostenlose Varianten wie Google Drive oder Libre Office zurückgreifen.
Verbesserungspotenzial der Notenverwaltung
Unsere kleine Notenlagerliste lässt sich natürlich noch ein wenig aufbohren. Zum Beispiel mit weiteren Angaben zu Komponist oder Arrangeur, Musikverlag oder Zustand. Wer ganz fit ist, kann diese mit eigenen Funktionen weiter ausbauen – für die meisten Anwendungszwecke ist diese einfache Variante aber schon ausreichend.
Wie sieht es in Ihrem Notenschrank aus? Heilloses Chaos oder perfekte Ordnung? Schreiben Sie uns in den Kommentaren!
